Az iratrendezők megjelenése első pillantásra hasonlónak tűnhet, működésük és ideális felhasználásuk azonban eltérő. A két leggyakrabban használt megoldás az emelőkaros iratrendező és a gyűrűs mappa.
A megfelelő típus kiválasztásához azt kell megvizsgálnod, mennyi dokumentumot szeretnél tárolni, milyen gyakran lapozod át azokat, és mennyire fontos a könnyű hordozhatóság.
Nagyobb iratmennyiséghez emelőkaros rendszer
Az emelőkaros iratrendezőt általában nagyobb mennyiségű dokumentum tárolására használják. A kar segítségével a szerkezet könnyen kinyitható, a leszorítóelem pedig segíthet a papírokat a helyükön tartani.
Számlák, bizonylatok, szerződések, projektdokumentációk és éves kimutatások rendszerezéséhez egyaránt praktikus lehet. Szélesebb gerinccel akár több száz lap befogadására is alkalmas lehet, az adott modell kialakításától és a papír vastagságától függően.
Az Irodaplus webáruház emelőkaros iratrendező választékában mindennapi és intenzívebb irodai használatra tervezett modellek is elérhetők. Egyes 80 milliméteres változatok gyártói adatai 600 darab, 80 grammos A4-es lap tárolási kapacitását jelölik meg.
Mikor praktikusabb a gyűrűs mappa?
A gyűrűs mappák jellemzően kettő vagy négy gyűrűvel készülnek. Kisebb dokumentummennyiséghez, prezentációkhoz, oktatási anyagokhoz, termékbemutatókhoz és gyakran lapozott jegyzetekhez lehetnek ideálisak.
A négygyűrűs kialakítás stabilabban tarthatja a lefűzött lapokat, különösen akkor, ha a mappát rendszeresen hordozod. A gyűrűs mappák gyakran keskenyebbek és könnyebbek az emelőkaros iratrendezőknél.
Általánosságban a gyűrűs mappa kisebb anyagok bemutatásához és lapozásához, az emelőkaros változat pedig nagyobb iratmennyiség tartós tárolásához lehet előnyösebb.
Gondolj a használat gyakoriságára
Ha egy dokumentumot naponta többször előveszel, fontos a szerkezet könnyű kezelhetősége és tartóssága. A gyenge minőségű gyűrűk idővel elmozdulhatnak, ami megnehezíti a lapozást, és a papírok sérüléséhez vezethet.
Ritkábban elővett, archivált dokumentumoknál a jó feliratozhatóság, a polcon való stabil elhelyezés és a por elleni védelem lehet fontosabb.
A gyakori használatra szánt iratrendezőnél érdemes élvédő sínnel, kihúzónyílással és cserélhető gerinccímkével rendelkező modellt választani. Ezek az apró részletek megkönnyíthetik a mindennapi kezelést.
Mikor érdemes mindkettőt használni?
A két megoldás nem feltétlenül egymás versenytársa. Egy vállalkozás dokumentumkezelésében mindkettőnek lehet helye.
Az aktuális prezentációkat, értékesítési anyagokat és kisebb projekteket tárolhatod gyűrűs mappákban. A lezárt projektek teljes dokumentációját, az éves számlákat vagy a nagyobb szerződésállományt pedig emelőkaros iratrendezőkbe helyezheted.
A választásnál tehát ne csak a külsőt vagy az árat nézd. A dokumentumok mennyisége, használati gyakorisága és tárolási ideje alapján dönts. Így olyan rendszert alakíthatsz ki, amely valóban támogatja az iroda működését.